Feitelijke levering van activiteiten meer dan 2,5 uur per behandelaar (N1931)

Uit normenkaderzorg.nl
Naar navigatie springen Naar zoeken springen

Referentienummer: N1931

Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2014: 7a
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2015: A - 6
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2016: A - 6
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2017: A - 6
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2018: A - 6
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2019: A - 6
Referentienummer Controleplan Onderzoek Controle GGZ 2020-2021: A - 6

Behoort tot Normenkader ValueCare
  1. GGZ Zelfonderzoek 2014
  2. GGZ Zelfonderzoek 2015
  3. GGZ Zelfonderzoek 2016
  4. GGZ Zelfonderzoek 2017
  5. GGZ Zelfonderzoek 2018
  6. GGZ Zelfonderzoek 2019
  7. GGZ Zelfonderzoek 2020-2021
Functioneel ontwerp
Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2014
Doelstelling van het controlepunt

Stel vast dat bij DBC’s waarbinnen activiteiten met meer dan 150 minuten geregistreerde tijd per behandelaar (directe en/of indirecte patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.

Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

Relevante wet- en regelgeving
NR/CU-547, NR/CU-551, NR/CU-552 en NR/CU-554
2.4 Registreren

  1. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten mag de (hoofd)behandelaar niet op een DBC registreren.

Controlemassa
Alle DBC’s waarbinnen activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (reistijd telt niet mee) zijn geregistreerd.
De volgende activiteitengroepen tellen NIET mee in de selectie:

  • Intake & diagnostiek (act_2.*)
  • Crisis (act_6.*)
  • Dagbesteding (act_9.*)

Onderzoeksmethodiek
Data-analyse gevolgd door deelwaarneming.

Toelichting deelwaarneming
Van de DBC’s volgend uit de data-analyse moet de tijdregistratie van activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirecte patiëntgebonden tijd gecontroleerd worden.

Indien binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten directe en/of indirecte patiëntgebonden tijd is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit (volgens kalender, niet volgens moment registratie) binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. Indien voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader
De in de DBC geregistreerde directe en/of indirecte patiëntgebonden tijd komt niet overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid directe en/of indirecte patiëntgebonden tijd Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd. Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd. Dubbele contactregistratie (patiënt kan maar op één plek tegelijkertijd aanwezig zijn) is onrechtmatig. Voor het bepalen van de impact moet met de correctie van de DBC in de deelwaarneming rekening worden gehouden. Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig. Voor het bepalen van de impact moet met de correctie van de DBC in de deelwaarneming rekening worden gehouden.

Definities relevante terminologie

Berekening financiële impact
De financiële impact is het verschil in waarde tussen de productgroep van de geregistreerde onrechtmatige DBC en de productgroep waarin de DBC gezien het daadwerkelijke aantal geleverde minuten zou moeten vallen (rechtmatige DBC).
Financiële consequenties worden gecorrigeerd op macroniveau.

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2015
Doelstelling van het controlepunt

Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.

Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

'Relevante wet- en regelgeving
NR/CU556
3.1.4 Registreren

  1. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (hoofd)behandelaar niet op een DBC registreren.

Besluit Zorgverzekering Paragraaf 2.1 lid 2:
De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten.

Controlemassa
Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode níet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).

Controlemethodiek
Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming
Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering. Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader
De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar dus ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming met de registratie. Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is. Beoordeel niet alleen óf een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de verslaglegging. Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden gesommeerd en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting. Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd. Maakt u gebruikt van plantijden of normtijden voor de agendaplanning maar wordt dit aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd dan is deze vraag niet relevant.

Geef in de toelichting op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc. Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd. Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Definities relevante terminologie

Berekening financiële impact
De financiële impact is het verschil in waarde tussen de productgroep van de geregistreerde onrechtmatige DBC en de productgroep waarin de DBC gezien het daadwerkelijke aantal geleverde minuten zou moeten vallen (rechtmatige DBC).
Het foutpercentage en extrapolatie worden bepaald op basis van enkel de waarde van de productgroepen (dus zonder waarde deelprestaties).
Financiële consequenties worden gecorrigeerd op macroniveau.

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2016
Uitzondering

Deze uitzondering geldt alleen als u voldoet aan de voorwaarden die zijn opgenomen in het addendum (gepubliceerd op 1 juni 2018) op het Controleplan. De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s. 

Doelstelling van het controlepunt
Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.

Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

Relevante wet- en regelgeving
NR/CU-565, pagina 10
3.1.4 Registreren
Lid 3. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (hoofd)behandelaar niet op een DBC registreren.  
 
Besluit Zorgverzekering Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.   De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten. 

Controlemassa
Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode níet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).

Controlemethodiek
Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming
Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering.
Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden.
Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader
De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar dus ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming met de registratie.
Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is.
Beoordeel niet alleen óf een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de verslaglegging.
Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig.
Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden gesommeerd en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting.
Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.
Maakt u gebruikt van plantijden of normtijden voor de agendaplanning maar wordt dit aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd dan is deze vraag niet relevant.

Geef in de toelichting op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc. Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd.
Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Definities relevante terminologie

Berekening financiële impact
De financiële impact is het verschil in waarde tussen de productgroep van de geregistreerde onrechtmatige DBC en de productgroep waarin de DBC gezien het daadwerkelijke aantal geleverde minuten zou moeten vallen (rechtmatige DBC).
Het foutpercentage en extrapolatie worden bepaald op basis van enkel de waarde van de productgroepen (dus zonder waarde deelprestaties).
Financiële consequenties worden gecorrigeerd op macroniveau.

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2017
Aandachtspunt

De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s als u voldoet aan onderstaande voorwaarden:

  • de Zelfonderzoeken 2015 en 2016 zijn volledig afgerond (tot en met ontvangst conclusiebrief);
  • de zorgaanbieder toont aan dat er geen bevindingen met financiële impact op dit controlepunt zijn voor de Zelfonderzoeken 2015 en 2016.

Doelstelling van het controlepunt
Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.
Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

Relevante wet- en regelgeving

NR/REG-1734, pagina 14
3.1.4 Registeren.
Lid 4. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd, in het kader van de diagnostiek of behandeling, registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (regie)behandelaar niet op een DBC registreren.

Besluit Zorgverzekering
Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.
De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten.

Controlemassa
Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode níet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).

Controlemethodiek
Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming

  • Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering.
  • Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. We willen u verzoeken om per activiteit een aparte regel aan te maken in het rapportageformat.
  • Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader

  • De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de registratie en verslaglegging.
  • Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is.
  • Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig.
  • Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden opgeteld en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting.
Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.
Geef in de specifieke toelichting uit het dossier op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc.

Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

  • Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd.
  • Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Definities relevante terminologie

Interpretatiekeuzes
Er zijn geen interpretatiekeuzes gemaakt.

Financiële afwikkeling resultaten
De financiële impact is het verschil in waarde tussen de productgroep van de geregistreerde onrechtmatige DBC en de productgroep waarin de DBC gezien het daadwerkelijke aantal geleverde minuten zou moeten vallen (rechtmatige DBC):

  • Het foutpercentage en extrapolatie worden bepaald op basis van enkel de waarde van de productgroepen (dus zonder waarde deelprestaties).
  • Financiële consequenties worden gecorrigeerd op macroniveau.
Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2018
Aandachtspunt

De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s als is voldaan aan onderstaande voorwaarden:

  • De Zelfonderzoeken 2016 en 2017 zijn volledig afgerond (tot en met ontvangst conclusiebrief).
  • Er zijn geen bevindingen met financiële impact op dit controlepunt voor de Zelfonderzoeken 2016 en 2017.

Doelstelling van het controlepunt
Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.
Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

Relevante wet- en regelgeving

NR/REG-1803/1803a
5.1.4 Registreren
Lid 5. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd, in het kader van de diagnostiek of behandeling, registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (regie)behandelaar niet op een DBC registreren.

Besluit Zorgverzekering
Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.
De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten.

Controlemassa

Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode níet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).

Controlemethodiek
Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming

  • Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering.
  • Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. We willen u verzoeken om per activiteit een aparte regel aan te maken in het rapportageformat.
  • Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader

  • De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de registratie en verslaglegging.
  • Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is.
  • Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig.
  • Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden opgeteld en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting.
Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.
Geef in de specifieke toelichting uit het dossier op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc.

Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

  • Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd.
  • Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Definities relevante terminologie

Interpretatiekeuzes
Er zijn geen interpretatiekeuzes gemaakt.

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2019
Aandachtspunt

De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s als is voldaan aan onderstaande voorwaarden:

  • De Zelfonderzoeken 2017 en 2018 zijn volledig afgerond (tot en met ontvangst conclusiebrief).
  • Er zijn geen bevindingen met financiële impact op dit controlepunt voor de Zelfonderzoeken 2017 en 2018.

Doelstelling van het controlepunt
Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.
Deze doelstelling is gericht op: Rechtmatigheid.

Relevante wet- en regelgeving

NR/REG-1927
5.1.4 Registreren
Lid 5. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd, in het kader van de diagnostiek of behandeling, registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (regie)behandelaar niet op een DBC registreren.

Besluit Zorgverzekering
Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.
De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten.

Controlemassa

Selecteer uit de totale onderzoeksmassa:

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode niet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).

Controlemethodiek
Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming

  • Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering.
  • Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. We willen u verzoeken om per activiteit een aparte regel aan te maken in het rapportageformat.
  • Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader

  • De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de registratie en verslaglegging.
  • Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is.
  • Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig.
  • Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden opgeteld en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting.
Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.
Geef in de specifieke toelichting uit het dossier op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc.

Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

  • Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd.
  • Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Een behandelaar mag alleen de minuten registreren die bijdragen aan de GGZ behandeling van de cliënt die een behandelaar ook daadwerkelijk heeft besteed aan die cliënt (patiëntgebonden tijd). De leertijd van opleidelingen en de tijd die supervisors besteden aan het meekijken of begeleiden in het kader van de opleiding zonder dat dit een toegevoegde waarde voor de cliënt heeft, valt hier buiten.

Er is geen uitputtend overzicht van tijd die wel of geen toegevoegde waarde voor de cliënt heeft.

In onderstaande gevallen mogen de minuten in ieder geval niet geregistreerd worden op een DBC:

  • Tijd die een opleideling extra nodig heeft voor het schrijven van een verslag door een gebrek aan ervaring.
  • Tijd die een supervisor nodig heeft voor het meekijken of begeleiden in het kader van de opleiding.

Definities relevante terminologie

Interpretatiekeuzes
Er zijn geen interpretatiekeuzes gemaakt.

Functioneel ontwerp Zelfonderzoek 2020 - 2021
Aandachtspunt

De deelwaarneming mag i.t.t. de in het controleplan beschreven methodiek beperkt worden tot maximaal 50 DBC’s als is voldaan aan onderstaande voorwaarden:

  • De Zelfonderzoeken 2018 en 2019 zijn volledig afgerond (tot en met ontvangst conclusiebrief).
  • Er zijn geen bevindingen met financiële impact op dit controlepunt voor de Zelfonderzoeken 2018 en 2019.

Doelstelling van het controlepunt
Stel vast dat bij activiteiten met meer dan 2,5 uur (150 minuten) geregistreerde tijd per behandelaar (direct en/of indirect patiëntgebonden tijd), de zorg daadwerkelijk is geleverd.

Relevante wet- en regelgeving

NR/REG-2021b (2020) en NR/REG-2113a en 2113b (2021)

5.1.4 Registreren

Lid 5. Een behandelaar mag alleen de patiëntgebonden tijd, in het kader van de diagnostiek of behandeling, registreren die hij daadwerkelijk heeft besteed aan die activiteit. Niet-patiëntgebonden activiteiten, zoals scholing, het lezen van vakliteratuur, algemene vergaderingen en intervisiebijeenkomsten, mag de (regie)behandelaar niet op een dbc registreren.

Besluit Zorgverzekering

Hoofdstuk 2. De inhoud van de zorgverzekering, paragraaf 1, artikel 2.1, lid 2.

De inhoud en omvang van de vormen van zorg of diensten worden mede bepaald door de stand van de wetenschap en praktijk en, bij ontbreken van een zodanige maatstaf, door hetgeen in het betrokken vakgebied geldt als verantwoorde en adequate zorg en diensten.

Controlemassa 2021 en 2021

Selecteer uit de totale onderzoeksmassa

  • Alle DBC’s.
  • Waarbinnen activiteiten waarvan de som van geregistreerde direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) per behandelaar meer is dan 150 minuten.
  • Waarbij de activiteitcode niet begint met:
    • act_2.* (Intake & diagnostiek).
    • act_6.* (Crisis).
    • act_9.* (Dagbesteding).


Controlemethodiek: Deelwaarneming

Toelichting deelwaarneming

  • Activiteiten met meer dan 150 minuten per behandelaar direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) dienen gecontroleerd te worden op feitelijke levering.
  • Als binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit binnen die DBC inhoudelijk beoordeeld worden. We willen u verzoeken om per activiteit een aparte regel aan te maken in het rapportageformat.
  • Als de voorgaande controle resulteert in onrechtmatigheden, dienen alle activiteiten met meer dan 150 minuten direct en/of indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) binnen die DBC gecontroleerd te worden.

Toetsingskader

  • De in de DBC geregistreerde direct en indirect patiëntgebonden tijd (exclusief reistijd) komt overeen met de feitelijk geleverde hoeveelheid direct en indirect patiëntgebonden tijd. Beoordeel 24 niet alleen of een activiteit heeft plaatsgevonden, maar ook of de duur van deze activiteit in overeenstemming is met de registratie en verslaglegging.
  • Activiteiten waarvan geen verslag is gelegd of aantekening is gemaakt, kunnen niet worden beoordeeld op feitelijke levering en zijn onrechtmatig. Voor indirecte tijd geldt dat als niet met een behoorlijke mate van zekerheid aannemelijk kan worden gemaakt dat de activiteit heeft plaatsgevonden deze onrechtmatig is.
  • Dubbele contactregistratie (uit de registratie blijkt dat de cliënt op meer dan één plek tegelijkertijd aanwezig zou zijn geweest) is onrechtmatig.
  • Typefouten in de tijdregistratie zijn onrechtmatig.

Bij de review van dit controlepunt kijken zorgverzekeraars naar de combinatie van activiteiten(codes) en de duur hiervan. Daarbij wordt uitgegaan van de registratie van de juiste activiteit bij de inhoud ervan. De ervaring leert dat er soms voor wordt gekozen verschillende activiteiten samen te voegen onder één activiteitcode. Dit kan een vertekend beeld geven van de geschreven tijd op een activiteit. Ook gebeurt het dat korte contacten (bijvoorbeeld door een psychiater op een opnameafdeling) worden opgeteld en onder één code worden verantwoord (bulkregistratie). Mocht hiervan sprake zijn dient u dit op te nemen in uw toelichting.

Wanneer u bij de registratie gebruik maakt van normtijden, licht u toe bij welke activiteiten hiervan sprake is, hoe deze tijden zijn bepaald, hoe vaak en hoe deze worden herijkt en hoe u kunt garanderen dat normtijden worden aangepast aan de daadwerkelijk geleverde tijd.

Geef in de specifieke toelichting uit het dossier op regelniveau aan bij zowel onrechtmatigheden als rechtmatigheden de reden/oorzaak van de (on)rechtmatigheid aan. Denk hierbij aan het soort afspraak, waarom de afspraak zoveel tijd in beslag nam, hoeveel behandelaren erbij aanwezig zijn geweest etc. Feitelijke levering kan onder andere aantoonbaar gemaakt worden door:

  • Zichtbare aansluiting tussen de agenda van de behandelaar én vastlegging in dossier/EPD én de tijdregistratie in de DBC voor direct patiëntgebonden tijd.
  • Zichtbare registratie in agenda van de behandelaar en/of verslaglegging in het dossier/EPD voor indirect patiëntgebonden tijd.

Een behandelaar mag alleen de minuten registreren die bijdragen aan de GGZ behandeling van de cliënt die een behandelaar ook daadwerkelijk heeft besteed aan die cliënt (patiëntgebonden tijd). De leertijd van opleidelingen en de tijd die supervisors besteden aan het meekijken of begeleiden in het kader van de opleiding zonder dat dit een toegevoegde waarde voor de cliënt heeft, valt hier buiten.

Er is geen uitputtend overzicht van tijd die wel of geen toegevoegde waarde voor de cliënt heeft.

In onderstaande gevallen mogen de minuten in ieder geval niet geregistreerd worden op een DBC:

  • Tijd die een opleideling extra nodig heeft voor het schrijven van een verslag door een gebrek aan ervaring.
  • Tijd die een supervisor nodig heeft voor het meekijken of begeleiden in het kader van de opleiding.

Definities relevante terminologie

  • Direct patiëntgebonden tijd.
  • Indirect patiëntgebonden tijd.
  • Productgroep DBC.

Interpretatiekeuzes
Er zijn geen interpretatiekeuzes gemaakt.

Programmeerbare norm

Er is sprake van  “Feitelijke levering van activiteiten meer dan 2,5 uur per behandelaar (N1931)” als aan de volgende selectie is voldaan: 

1) DBC’s geopend in het betreffende jaar


2) DBC bevat tijdschrijfactiviteiten waarop meer dan 150 minuten patiëntgebonden directe en/of indirecte tijd is geregistreerd (reistijd telt niet mee) per behandelaar. Activiteiten uit de volgende activiteitengroepen worden hierbij buiten beschouwing gelaten:

  • intake & diagnostiek (act_2)
  • crisis (act_6)
  • dagbesteding (act_9)

3) Indien binnen één DBC sprake is van meerdere activiteiten waarop meer dan 150 minuten directe en/of indirecte patiëntgebonden tijd is geschreven, zal de eerste, middelste en laatste activiteit (volgens kalender, niet volgens moment registratie) worden meegenomen


4) Op basis van het dossier blijkt dat de hoeveelheid geregistreerde directe tijd niet overeenkomt met de feitelijk geleverde hoeveelheid directe tijd


Controlemassa bepaald door data-analyse

Beoordeling op basis van het dossier
Logica: 1 en 2 en 3 en 4
Berekening financiële impact
  • De financiële impact is het verschil in waarde tussen de productgroep van de geregistreerde onrechtmatige DBC en de productgroep waarin de DBC gezien het daadwerkelijke aantal geleverde minuten zou moeten vallen (rechtmatige DBC).
  • Het foutpercentage en extrapolatie worden bepaald op basis van enkel de waarde van de productgroepen (dus zonder waarde deelprestaties).
  • Financiële consequenties worden gecorrigeerd op macroniveau.

Overgenomen van "https://www.normenkaderzorg.nl/index.php?title=Feitelijke_levering_van_activiteiten_meer_dan_2,5_uur_per_behandelaar_(N1931)&oldid=63858"