Stuurinformatie op Financiën
Inleiding
De stuurinformatie op Financiën van ValueCare biedt inzicht in de financiële resultaten, opbrengsten en kosten. Zowel de realisatie ten opzichte van de begroting als ten opzichte van voorgaande jaren. De inzichten worden getoond vanuit verschillende doorsnedes zoals per tijdsperiode, organisatieonderdeel, kostenplaats, rekeningniveau, etc. en zijn doorklikbaar tot op het laagste rekeningniveau. Daarnaast is het dankzij de zoektechnologie mogelijk direct af te dalen naar het gewenste niveau of doorsnede. Met deze module is er dynamisch en actueel inzicht in bijvoorbeeld de kosten van personeel in loondienst (PIL) vs personeel niet in loondienst (PNIL) en overige materiële kosten en kan er tijdig gestuurd worden op de financiële KPI’s.
Bronnen
De data gepresenteerd in de rapportages is gebaseerd op het financiële systeem (bijvoorbeeld AFAS, Oracle, Dynamics).
Definities Financieel
Bedrijfsresultaat
De opbrengst die overblijft, nadat de kosten van diezelfde opbrengst-genererende organisatieonderdelen verrekend zijn. Dit toont wat de kosten van de ondersteunende organisatieonderdelen maximaal mogen zijn om quitte te kunnen spelen.
Current ratio
Met de current ratio, ook wel het liquiditeitsratio, is in te zien in hoeverre je als organisatie in staat bent om aan de korte termijn verplichtingen te voldoen.
Current ratio (Liquiditeitsratio) = Vlottende activa / kort vreemd vermogen
Default filters op rapportages
Default administratie: ja. Er wordt in de rapportages standaard gekeken naar de default administratie. Als er meerdere administraties zijn kan een deel dus uitgesloten worden van de overzichten.
Soort resultaat: Operationeel. Er wordt standaard gekeken naar het operationele resultaat. Hiermee wordt buitengewone bedrijfsuitoefening uitgesloten.
Vastgesteld: Ja. Er wordt in de rapportages standaard gekeken naar de periode waarvoor de financiële resultaten zijn goedgekeurd.
YTD vrijgegeven door financiën: Dit filter combineert de filters Vastgesteld = Ja en YTD = Ja. Wat echter het verschil is met het filter YTD vrijgegeven door financiën = Ja, is dat dit filter bij een jaarovergang net zolang naar het voorgaande jaar kijkt, totdat de eerste financiële cijfers van het nieuwe jaar zijn goedgekeurd. Zo kijk je bij deze financiële dashboards altijd naar de meeste recente goedgekeurde cijfers.
Gemiddelde personeelskosten
De totale kosten voor personeel afgezet tegen verloonde FTE
Personeelskostenratio
De totale personeelskosten afgezet tegen de totale opbrengsten van de organisatie
Rekeningnummer verdeling
Over het algemeen vallen bij instellingen bepaalde rekeningnummers in dezelfde categorie.
PNIL: 418
Afschrijvingen: 480/482/483/484
Amorisatie: 481
Rente: 485
Huur: 486
Rendement
Rendement in % = 100% x (Totale financiële resultaat / Totale opbrengsten)
Indien sommige opbrengsten-rekeningen niet meegenomen dienen te worden in het rendement, dan kunnen deze uitgesloten worden.
Solvabiliteit
Met de solvabiliteit is in te zien in hoeverre de organisatie aan de (lange termijn) kredietverplichtingen kan voldoen. Er zijn 3 verschillende manieren om de solvabiliteit uit te rekenen. Het portaal heeft momenteel de volgende 2 KPI's op solvabiliteit:
Solvabiliteit 1: Deze rapportage toont de solvabiliteit volgens de berekening: Eigen vermogen/vreemd vermogen * 100%
Solvabiliteit 2: Deze rapportage toont de solvabiliteit volgens de berekening: Totaal vermogen/vreemd vermogen * 100%
Datasets Financieel
De bibliotheek aan Financiële rapportages en dashboards is gestoeld op een aantal datasets. Hieronder is een overzicht te vinden:
| Dataset | Informatie |
|---|---|
| Transacties | Tabel met alle boekingen uit het financiële systeem. NB: deze tabel bevat ook de informatie rond verloonde FTE's. |
| Transactie AVG | Tabel afgeleid van 'Transactie'. Geaggregeerd op kostenplaats. |
| Financieel saldo | Tabel met financiële balans informatie. NB: deze tabel bevat ook de informatie rond liquiditeit. |
| Financieel bedrijfsresultaat | Tabel met informatie over de bedrijfsmarge |
| Financieel factuur | Tabel met alle factuurinformatie voor analyses rond betalingen |
| Spend | Tabel met informatie over inkoop transacties |
Beheertabellen Financieel
Beheer BI Financieel: Grootboekrekeningstructuur
In deze tabel is te bepalen per rekening:
- Rekening soort: Kosten/Opbrengsten/Activa/Passiva/Doorbelasting/Vermogen
- Rekening code voor niveau 1 t/m 5
- Rekening omschrijving voor niveau 1 t/m 5
- Rekening categorie: bijv. PIL/PNIL/Materieel/Productieopbrengsten/Kapitaallasten/Overige opbrengsten
- Rekening balans categorie: Lang vreemd vermogen/kort vreemd vermogen/eigen vermogen/vlottende activa
- Rekening buitengewoon resultaat: Waar/Niet waar
- Rekening beïnvloedbare kosten: Waar/Niet waar
- Rekening balans categorie: Immateriële vaste activa/Materiële vaste activa/Financiële vaste activa/Voorraden/Onderhanden werk/Vorderingen uit hoofde van financieringstekort/Debiteuren en overige vorderingen/Effecten/Liquide middelen/Eigen vermogen/Voorzieningen/Langlopende schulden (nog voor meer dan 1 jaar)/Kortlopende schulden (ten hoogste 1 jaar)
- Rekening W&V categorie: Rente/Huur/Belasting/Afschrijvingen/Amorisatie
Beheer BI Financieel & Personeel: Kostenplaatsstructuur
In deze tabel is te bepalen per kostenplaats:
- Kostenplaats code voor niveau 1 t/m 5
- Rekening omschrijving voor niveau 1 t/m 5
- Kostenplaats categorie
In de meeste gevallen zal de data voor deze beheertabel uit de brondata gehaald kunnen worden.
Beheer BI Financieel: Parameters
In deze tabel kan voor verschillende parameters waarden worden ingesteld voor verschillende financiële datasets.
| Parameter | Default Waarde | Toelichting |
|---|---|---|
| Alle opbrengsten-rekeningen meenemen in het rendements dashboard | Vullen met JA of NEE. Zo ja, dan hoeft het veld "Rekening categorie" in de beheertabel met de grootboekrekeningstructuur niet extra gevuld te worden met categorie "Rendement" | |
| De norm (in %) voor het financiële resultaat, t.o.v. de opbrengsten | Een norm van 2% betekent dus dat het gewenste totale financiële resultaat minstens 2% moet zijn van de totale opbrengsten. Vullen met max 2 decimalen achter de komma, bijv. 1.2 | |
| De datum t/m wanneer boekingen in de financiële administratie zijn vastgesteld. | Vullen met dd-mm-yyyy, bijv. 31-12-2022. De parameter wordt gebruikt om afgeronde periodes te kunnen aangeven, zodat alleen betrouwbare financiële data kan worden getoond in de rapportages. | |
| In veld "Soort resultaat" opnemen of de betreffende grootboekrekening bij de EBITDA en EBITA hoort. | Vullen met JA of NEE. Indien de Rekening W&V categorieën goed gevuld worden in beheertabel grootboekrekeningstructuur kan deze parameter op JA worden gezet. Bij het veld "Soort resultaat" worden dan meerdere waarden getoond, waardoor naast Operationeel resultaat ook de EBITA en EBITDA getoond wordt. | |
| Bij toevoegen van P*Q regels aan dataset "Financieel transactie", kiezen vanaf welke datum regels worden opgevoerd. Indien geen keuze wordt gemaakt vallen we default terug op de startdatum van de standaard vulling van "Financieel transactie". | Vullen met dd-mm-yyyy, bijv. 31-12-2022. Alleen van toepassing indien de omzet vanuit P*Q wordt toegevoegd aan dataset 'Transacties'. |
Frequently Asked Questions
- Worden de FTE’s voor het verloonde FTE dashboard gehaald uit het financiele of personele systeem? Hoe wordt dit gelinkt aan de rekeningen?
- Financieel – Verloonde FTE’s wordt gebaseerd op het financiele systeem. Dit wordt over het algemeen gehaald uit de boekingsregels, hierop staan de uitbetaalde FTE's voor de rekeningnummers die de PIL/PNIL salarisbetalingen betreffen. Mogelijk wordt dit niet bij elke instelling geregistreerd, als dit wel het geval is wordt het veld ‘aantal’ gebruikt, waar bijvoorbeeld ook het factuur aantal staat (10 dozen papier, etc).
- Wat betekenen de datumvelden?
- We volgen de logica van AFAS. Daarbij is "Boekstukdatum" gelijk aan de datum van het financiële feit (voorbeeld: datum waarop een factuur is verstuurd) en is "Boekingsdatum" een datum van de periode waar het financiële feit op van toepassing is (voorbeeld: gefactureerde periode).
- Boekingsdatum & Aanvangsdatum & Rapportagedatum = "Boekingsdatum"
- Invoerdatum = "Boekstukdatum"
- Wij willen een wijziging in de row level security. Hiervoor is een beheertabel aanwezig. Kunnen wij dit zelf aanpassen in deze beheertabel?
- Wij raden niet aan om de row level security zelf te wijzigen, aangezien het om gevoelige informatie gaat. Wij raden aan om dit samen met de consultant te bekijken en in te richten.
- Het rendement heeft bij ons een percentage van 0%, dit is niet realistisch. Hoe kunnen we hier een andere waarde aan geven?
- Hiervoor hebben wij een parameter ontwikkeld. Door contact op te nemen met de consultant kan de parameter juist worden ingericht.